একটি ব্যবসায় সাফ্যলের পিছনে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে বিষয়টি সেটি হলো পুরো ব্যবসার আয় ব্যয়ের যথাযথ হিসাব রাখা এবং সেই অনুযায়ী প্রদক্ষেপ গ্রহণ করা। তাই ব্যবসায়ীরা নানান উপায়ে তাদের ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের হিসাব রাখার চেষ্টা করে থাকে। অনেক ব্যবসায়ীরাই হিসাব নিকাশের জন্য এখনো খাতা, কলম, ক্যালকুলেটর ইত্যাদির উপর নির্ভর করে আছে যার ফলে এই বিষয়টির উপর প্রচুর সময় ও শ্রম বিনিয়োগ হয়ে তাকে। ফলে ব্যবসা বড় করতে প্রতিষ্ঠানটির ম্যানেজমেন্টে প্রচুর ঘাটতি দেখা যায়। ডাবল এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সহজেই এই সমস্যার সমাধান করতে পারে।
একাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে খুব সহজেই ব্যবসার সকল হিসাব রাখতে পারা যায় এবং যেহুতু এটি সফটওয়্যার ও কম্পিউটার নির্ভর তাই এটি খুব দ্রুত কাজ করতে পারে। পাশাপাশি এটি ইউজার ফ্রেন্ডলি হওয়ায় এটা ব্যবহার করার জন্য আলাদা কোন দক্ষ কর্মী নিয়োগ দিতে হবে না। একটি একাউন্টিং সফটওয়্যার দিয়ে একই সাথে অনেকগুলো কাজ করা যায়। যেমন এটি দিয়ে গ্রাহকদের রিসিপ্ট দিতে পারা যায় খুব সুন্দর ও অর্গানাইজ ওয়েতে। এছাড়া ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের দৈনিক, মাসিক ও বাৎষ্যরিক আয় ব্যায়ের হিসাবও খুব সহজে করা যায়। আরো একটি বড় সুবিধা হলো একাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করার ফলে প্রতিষ্ঠানের ডেটা হারিয়ে যাওয়ার কোন সম্ভবানা নেই কারণ এখন অনেক একাউন্টিং সফটওয়্যারের ডেটা ক্লাউড সার্ভারের মাধ্যমে স্টোর করা থাকে এবং তার ব্যাকআপও রাখা থাকে। এছাড়াও এটি দিয়ে ইন্টারনেটের মাধ্যমে যে কোন স্থান থেকে ব্যবস্যার বর্তমান অবস্থা দেখা যায়।
অফ-শেল্ফ বা কাস্টমাইজড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার- কোনটি ভাল?
কিছু অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কম দামে অনেক বৈশিষ্ট্য সহ রেডিমেড হিসাবে বিক্রি হয়। তবে, বাংলাদেশে অনেক অ্যাকাউন্টিং নিজস্ব পদ্ধতিতে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় ফলে প্রয়োজনীয়তা অনুসারে কাস্টমাইজ করা ভাল। তখন, এটি আপনার ব্যবসায়ের জন্য নিখুঁত ফলাফল সরবরাহ করতে পারবে।
আর কী কী বৈশিষ্ট্য দেখা উচিত?
সফ্টওয়্যারটি অবশ্যই খুব দ্রুত এবং ব্রাউজার ভিত্তিক হওয়া উচিত যাতে যেকোন স্থান থেকে এটি অ্যাক্সেস করা যায়। ভবিষ্যতে যদি প্রয়োজনীয়তা আসে তবে যেন সফ্টওয়্যারগুলিতে তা যোগ করা। সফটওয়্যারটি যেন ইনভেন্টরি সিস্টেম, পেরোল ম্যানেজমেন্ট, লিভ সিস্টেম এর সাথে যুক্ত হতে পারে সেই ব্যবস্থা থাকা।
একটি একাউন্টিং সফটওয়্যার কিনতে কত খরচ পড়তে পারে?
বাংলাদেশে একাউন্টিং সফটওয়্যারের অনেক সস্তা এবং সর্বনিম্ন ৬,৯৯৯ টাকার মধ্যে পাওয়া যায়। বাজারে রেডিমেট একাউন্টিং সফটওয়্যার খুব কম দামে পাওয়া যায় যেমন ২০,০০০ টাকার ভিতর ভাল মানের একাউন্টিং সফটওয়্যার পাওয়া যাবে এবং এগুলোতে একাউন্টিং এর সকল সুবিধার পাশাপাশি বিভিন্ন রিপোর্টিং পাওয়া যায় যেগুলো কোম্পনির জন্য ভাল। আর নিজের চাহিদা মত তৈরী করে নিতে হলে খরচ একটু বেশি পড়বে আর সময়ও বেশি লাগবে কিন্তু কাজের সব প্রয়োজনীয় জিনিস একদম পাওয়া যাবে। তবে ছোট খাট হিসাব নিকাশের কাজের জন্য কম দামের রেডিমেট একাউন্টিং সফটওয়্যার যথেষ্ট হবে কিন্তু বড় কোনো হিসাব করার ক্ষেত্রে বেশি দামের একাউন্টিং সফটওয়্যার সাথে কিছু কাস্টোমাইজ করে নিলে হবে। তাই বলা যায়, বাংলাদেশে একাউন্টিং সফটওয়্যারের দাম নির্ধারিত হয় বিভিন্ন সুবিধা, কাস্টোমাইজেশন এবং অন্যান্য বিশেষত্বের উপর নির্ভর করে।
