ব্যবসায়ের সকল হিসাব এবং সঠিক ও সহজ ভাবে পরিচালনা করতে পিওএস বা পস সফটওয়্যার ব্যবহারের গুরুত্ব অপরিসীম। এছাড়াও এটির সাহায্যে নির্ভুল ভাবে ইনভয়েস ও ইনভেন্টরী ট্র্যাকিং করার সুবিধা এটিতে পাওয়া যায়। বাংলাদেশের বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান যেমন ছোট থেকে বড় এবং ফুড কোর্ট, রেস্টুরেন্ট, ফার্মেসি, সুপার শপ সহ বিভিন্ন স্থানে এখন পস সফটওয়্যার ব্যবহৃত হচ্ছে।
বাংলাদেশে পস সফটওয়্যার ব্যবহার করে কি কি সুবিধা পাওয়া যায়?
পস সফটওয়্যার ব্যবহার করে একটি ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন সুবিধা লাভ করতে পারে। এসকল সুবিধা গুলোর সম্পর্কে নিচে বিস্তারিত আলোচনা করা হলোঃ
সেলস ট্র্যাকিং সিস্টেম
একটি ব্যবসা পরিচালনা করার সময় বিক্রয় ট্র্যাকিং একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের জন্য। পস সিস্টেম এই বিক্রয় ট্র্যাকিং সুবিধা নিখুঁত এবং নির্ভুলভাবে প্রদান করতে পারে। পস সফটওয়্যার ব্যবহার করে বিক্রয় ট্র্যাক করার পাশাপাশি লেনদেনের ক্ষেত্রে ব্যবসার ঝুঁকি হ্রাস করে থাকে। সুতরাং, পস সফটওয়্যার ব্যবসায়ের সেলস ট্র্যাকিং জমা করার জন্য এক অন্যন্য মাধ্যম।
স্টক মনিটরিং সিস্টেম
স্টক মনিটরিং ব্যবসায়ের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। কোন পণ্য কখন স্টক হচ্ছে কখন স্ট আউট হচ্ছে এটি মনিটরিং করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। স্টক মনিটরিং না করা হলে গ্রাহকগণ বুঝতে পারবে না তাদের চাহিদার পণ্যটি কি পাওয়া যাচ্ছে নাকি স্টকে নেই। এই ঝামেলার ফলে ব্যবসায়ের উপর গ্রাহকদের নেতিবাচক প্রভাব পড়বে ফলে ব্যবসায়ের সুনাম কমে যাবে। তবে পস সফটওয়্যার ব্যবহারের মাধ্যমে স্টক মনিটরিং করা যাবে খুব সহজেই। শুধু তাই নয়, কোন পণ্যটি স্টক আউট হয়ে যাবে তাড়াতাড়ি এটিও দেখা যাবে পস সফটওয়্যারের মাধ্যমে ফলে পুনরায় পণ্য স্টক করার জন্য ধারণা পাওয়া যাবে।
নির্ভুল লেনদেন
ব্যবসায়ের মধ্যে লেনদেন হওয়া চাই নির্ভুল। লেনদেন করার ক্ষেত্রে ভুল হয়ে গেলে অনেক সমস্যার সম্মুখীন হতে হয় বিক্রেতাকে অথবা গ্রাহককে কিংবা । তবে নির্ভুল লেনদেনের জন্য দরকার আধুনিক কোনো মাধ্যম। পস সফটওয়্যার নির্ভুল ভাবে লেনদেন করতে সহায়তা প্রদান করে। পস সফটওয়্যার লেনদেনের তথ্য জমা রাখে এবং নিরাপদ রাখে।
সুরক্ষিত ডেটা
ব্যবসায়ের বিভিন্ন তথ্যকে নিরাপদ এবং সুরক্ষিত রাখা খুবই চ্যালেঞ্জিং বিষয়। বিভিন্ন বিল, স্লিপ, মেমো জমা রেখে পরিপূর্ণ ভাবে বিভিন্ন তথ্যকে সুরক্ষিত রাখা যায় না। তবে পস সফটওয়্যারের মাধ্যমে একটি ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের সকল তথ্য সুরক্ষিত রাখা সম্ভব এবং গোপনীয়তা বজায় রাখা যাবে। তাই ব্যবসায়ের বিভিন্ন তথ্যকে সুরক্ষিত রাখতে পস সফটওয়্যার ব্যবহার করা উচিৎ।
রিপোর্ট প্রদান
রিপোর্টিং একটি আবশ্যক বিষয় যেকোনো ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে। ব্যবসায়ের সর্বক্ষেত্রেই রিপোর্ট সংরক্ষণ রাখা দরকার। বাংলাদেশে পস সফটওয়্যারের সাহায্যে কর্মচারী, পণ্য, খরচ, লাভ বা অন্যান্য সম্পর্কিত বিষয়ে মাসিক, দৈনিক এবং সাপ্তাহিক রিপোর্ট পাওয়া যেতে পারে। এটা খুবই সঠিক পদ্ধতি।
আর্থিক ব্যবস্থা পরিচালনা
আর্থিক ব্যবস্থা সঠিক ভাবে পরিচালনা করা না হলে একটি ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান কখনোই উন্নতি করতে পারে না। সঠিক ভাবে আর্থিক হিসাব পরিচালনা করলে একজন ব্যবসায়ী খুব সহজেই বুঝতে পারবেন কোন খাতে কত টাকা আয় এবং ব্যয় হয়েছে। সবসময় কাগজে কলমে হিসাব করা সম্ভব না পাশাপাশি কাগজে কলমে হিসাবে বিভিন্ন রকমের ভুল ও থাকতে পারে। কিন্তু যদি আধুনিক একটি প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অটোমেটিক সব লাভ, লোকসান, জমা যদি হিসাব আকারে সংরক্ষিত থাকে তাহলে আর্থিক ব্যবস্থা পরিচালনা করা সহজ হয়ে যায়। আর এটিকে সহজ ভাবে করতে সক্ষম হওয়া যাবে একমাত্র পস সফটওয়্যারের মাধ্যমে।
অটোমেটেড মেনু ডিসপ্লে
একজন ব্যবসায়ীর কাছে কি কি পণ্য আছে সেটিকে সহজ ভাবে গ্রাহকের নিকট তুলে ধরার জন্য দরকার অটোমেটেড মেনু ডিসপ্লে। এটির সাহায্যে একজন গ্রাহক সহজেই বুঝতে পারবে কি কি পণ্য পাওয়া যেতে পারে এবং সে অনুযায়ী সে অর্ডারও করতে পারবে। পস সফটওয়্যার এই সুবিধাটি প্রদান করে থাকে।
গ্রাহকসেবা
গ্রাহক সেবা বড় একটি ভূমিকা যেকোনো ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে। গ্রাহকসেবা ভাল না হলে সে প্রতিষ্ঠানের প্রতি একটি বিরূপ ধারণা তৈরি হবে। ২৪ ঘন্ট ৩৬৫ দিনই পস সফটওয়্যারের সাহায্যে গ্রাহকসেবা প্রদান করা একেবারেই সহজ। তাই পরিপূর্ণ ভাবে গ্রাহকসেবা প্রদানের জন্য পস সফটওয়্যারের কোনো বিকল্প নেই।
বিলিং রিসিপ্ট
ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে বিলিং রিসিপ্ট একটি গুরুত্বপূর্ণ জিনিস। রিসিপ্ট মাধ্যমে বিভিন্ন লেনদেন হয়ে থাকে। ব্যবসায়ের অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক দুই ভাবেই লেনদেন সঞ্চালন হয় চালানের মাধ্যমে। শুধু তাই নয়, বরং পণ্যের অর্ডার, প্রতিষ্ঠানের আয় এবং ব্যয়ের অনেক কিছুই চালানের মাধ্যমে প্রদর্শিত হয়। নির্ভুল বিলিং রিসিপ্ট একমাত্র পস সফটওয়্যারের সাহায্যেই পাওয়া সম্ভব।
পস সফটওয়্যারে আর কি থাকতে হবে?
ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম
ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এমন একটি প্রক্রিয়া যার সাহায্যে পণ্যের স্টক নিরীক্ষণ, ট্র্যাকিং, মেমো, ভাইউচার সহ বিভিন্ন জিনিস নির্ভুল ভাবে সংরক্ষিত থাকে। তাই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অবশ্যই পস সফটওয়্যারে যুক্ত থাকে।
পণ্য ক্রয় ব্যবস্থাপনা
পণ্য ক্রয় ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে বিবেচনা করে পস সফটওয়্যার তৈরি করতে হবে। গ্রাহকগণ যাতে খুব সহজেই অর্ডার করতে পারে সেভাবে পস সফটওয়্যারটি তৈরি করতে পারে। অর্ডার প্রসেসিং যদি খুব জটিল ভাবে করা হয় তাহলে গ্রাহকগণ পণ্য ক্রয় করবেন না।
হিসাব সংরক্ষণ
সকল হিসাব নির্ভুল ভাবে এবং সহজ ভাবে যাতে সংরক্ষিত থাকে সসে অনুযায়ী পস সফটওয়্যার ডেভেলপ করতে হবে। সহজ ভাবে পস সফটওয়্যার তৈরি না করলে হিসাব সংরক্ষণের ক্ষেত্রে অনেক ঝামেলা দেখা দিতে পারে।
নিরাপত্তা প্রদান
গোপনীয়তাকে জোরদার করে একটি পস সফটওয়্যার তৈরি করতে হবে। বিভিন্ন তথ্যেকে সুরক্ষা প্রদানের জন্য গোপনীয়তা বজায় রাখতে হবে নতুবা যে কারো কাছে যেকোনো তথ্য পাচার হয়ে যেতে পারে। তাই পস সফটওয়্যার তৈরির সময়ে গোপনীয়তাকে শক্তিশালী ক্রে তুলতে হবে।
বাংলাদেশে পিওএস সফ্যটয়ারের দাম কত?
বর্তমান সময়ে বাজারে বিভিন্ন ফিচার সম্পন্ন পস সফ্যটওয়্যার দেখা যায়। পস সফ্যটয়ারের দাম নির্ভর করে এর ভিতরে থাকা ফিচারের উপরে। ছোট ব্যবসার জন্য পস সফটওয়ার এর দাম ১২০০০ টাকা থেকে শুরু এবং বড় আকারের ব্যবসায়ীক পিওএস সফ্যটয়ারের দাম ৫০,০০০ টাকা থেকে শুরু করে যত বেশি ফিচারের সুবিধা যুক্ত করবেন সফ্যটওয়ারের দাম তত বেশি হবে।
